Social Media Policy del Comune di Cento
DISCIPLINARE PER L’UTILIZZO E LA GESTIONE DELLE PAGINE ISTITUZIONALI DEI SITI DI SOCIAL NETWORKING DEL COMUNE DI CENTO – SOCIAL MEDIA POLICY ESTERNA E SOCIAL MEDIA POLICY INTERNA
Art. 1 – OGGETTO
Il presente disciplinare regola l’utilizzo e la gestione dei profili istituzionali del Comune di Cento nei siti di social networking e definisce le principali regole di gestione dei social media relativamente alla policy esterna (regole di comportamento per l’utenza negli spazi di presidio dell’Ente ed esplicitazione, nei confronti della stessa utenza, dei contenuti e delle modalità di relazione dell’Ente in tali spazi) e alla policy interna (modalità d’uso dei siti di social networking da parte del personale, uso in rappresentanza dell’Ente, uso privato, modalità di gestione degli account, codice di comportamento del personale).
Art. 2 – PRINCIPI
Il Comune di Cento riconosce il web e i new media tra gli strumenti principali per il raggiungimento dell’efficacia dell’informazione e della comunicazione pubblica e di emergenza, nonché di dialogo con i cittadini, ai fini dell’espletamento dei doveri di comunicazione previsti dall’art. 1, comma 5 della L. n. 150/2000 e per l’analisi del sentiment, finalizzata a concorrere all’attuazione e alla verifica del raggiungimento degli obiettivi di governo.
I contenuti diffusi dall’Ente attraverso i social network non sostituiscono gli obblighi istituzionali di pubblicità e trasparenza, ma sono da intendere come strumenti complementari al raggiungimento degli stessi.
I profili istituzionali aperti sui social network dal Comune di Cento sono da considerare, dunque, come una risorsa aggiuntiva rispetto ai tradizionali canali di comunicazione e vanno utilizzati in coerenza con questi ultimi e rispetto alle funzioni e agli obiettivi fondamentali dell’Ente.
SEZIONE 1 – SOCIAL MEDIA POLICY ESTERNA
Art. 3 – PROFILI ISTITUZIONALI
Sono da considerare profili istituzionali non solo il profilo principale, ma anche tutti gli altri profili tematici gestiti dai singoli assessorati/servizi, nonché le pagine/evento temporanee nate dai profili stessi dell’Amministrazione, i quali, dunque, devono essere autorizzati sia quanto all’apertura e alla chiusura, sia relativamente ai piani editoriali predisposti per la loro gestione.
I profili istituzionali devono sempre contenere il logo del Comune di Cento.
La gestione degli strumenti di rete sociale è coordinata a livello generale dall’ufficio Comunicazione istituzionale del Settore II Servizi.
L’apertura, la cancellazione e la gestione di uno o più social media in nome del Comune di Cento devono essere autorizzate dall’ufficio Comunicazione istituzionale del Settore a cui è assegnato, su richiesta dei responsabili delle varie strutture tematiche, inoltrata su apposito modulo, scaricabile dalla Intranet aziendale.
L’elenco dei social network attivi e delle relative pagine, con l’indicazione del servizio competente alla gestione e degli amministratori, è costantemente aggiornato e reso disponibile nel portale istituzionale dell’Ente, nella sezione Amministrazione trasparente.
I profili istituzionali non sono canali ufficiali per raccogliere segnalazioni oppure reclami. Per tali attività è necessario utilizzare gli strumenti appositi messi a disposizione dell’utenza quali l’URP (urp@comune.cento.fe.it o il n. verde 800.375.515) o l’app Municipium http://municipium.comune.cento.fe.it/it.
Pagina Facebook Istituzionale
https://www.facebook.com/ComuneCento/ pagina Facebook del Comune di Cento, a cura dell’Ufficio Comunicazione e dell’Ufficio Stampa
Pagine Facebook Tematiche
https://www.facebook.com/informagiovani100/ pagina Facebook a cura dell’Informagiovani
https://www.facebook.com/polizialocalecento/ pagina Facebook a cura della Polizia Locale
https://www.facebook.com/BibliotecaDiCento/ pagina Facebook a cura della Biblioteca comunale di Cento
https://www.facebook.com/civicapinacotecailguercino/ pagina Facebook a cura dell'Agenzia di Comunicazione esterna
YouTube
https://www.youtube.com/user/comunedicento Canale istituzionale a cura dell’Ufficio Comunicazione
X
https://x.com/comunedicento profilo a cura dell’Ufficio Comunicazione
https://www.instagram.com/comunedicento profilo a cura dell'Ufficio Comunicazione
https://www.instagram.com/informagiovani_cento profilo a cura del servizio Informagiovani
https://www.instagram.com/civicapinacotecailguercino profilo a cura dell'Agenzia di Comunicazione esterna
https://www.linkedin.com/company/comune-di-cento profilo a cura dei servizi Informagiovani e Politiche Europee
Art. 4 – CONTENUTI
I contenuti della comunicazione attuata attraverso i social network sono, come tutti i contenuti della comunicazione istituzionale, quelli indicati dall’art. 1 comma 5 della L. n. 150/2000, e, segnatamente, quelli finalizzati a:
a) illustrare e favorire la conoscenza delle disposizioni normative, al fine di facilitarne l’applicazione;
b) illustrare le attività delle istituzioni e il loro funzionamento;
c) favorire l’accesso ai servizi pubblici, promuovendone la conoscenza;
d) promuovere conoscenze allargate e approfondite su temi di rilevante interesse pubblico e sociale;
e) favorire processi interni di semplificazione delle procedure e di modernizzazione degli apparati nonché la conoscenza dell’avvio e del percorso dei procedimenti amministrativi;
f) promuovere l’immagine delle amministrazioni, nonché quella dell’Italia, in Europa e nel mondo, conferendo conoscenza e visibilità ad eventi d’importanza locale, regionale, nazionale ed internazionale.
I contenuti elaborati in base ai principi di cui al precedente comma, le modalità e i tempi di comunicazione sono dettagliati all’interno del piano di comunicazione dell’Ente.
Il piano di comunicazione è lo strumento che consente all’Amministrazione Comunale di coniugare i propri obiettivi, i propri pubblici di riferimento, le strategie, le azioni e gli strumenti di comunicazione secondo un disegno organico e razionale.
Correlando tra loro queste variabili, il piano mette l’organizzazione nelle condizioni di avere una visione complessiva della propria comunicazione, interna ed esterna.
Il piano di comunicazione è anche una leva verso l’innovazione dell’intera organizzazione perché, oltre ad aumentare l’efficienza e l’efficacia della comunicazione, in senso più generale consente di migliorare la qualità delle relazioni e il dialogo all’interno e con l’esterno. Il piano è infine uno strumento di lavoro per gli uffici, siano essi coinvolti in maniera diretta o indiretta in attività di comunicazione. Per questo motivo viene condiviso ed è a disposizione di tutto il personale dell’ente.
I contenuti (testi, foto, infografiche, video, materiale multimediale, ecc.) sono pubblicati in licenza Creative Commons CC BY-ND 4.0. Pertanto, chiunque è invitato a condividerli e a non pubblicarli come proprietario. Parimenti i contenuti possono liberamente essere riprodotti con la citazione della fonte.
L’Amministrazione parimenti si riserva la facoltà di consigliare e rilanciare contenuti generati da terzi qualora gli stessi risultino di pubblico interesse. In questo caso l’Ente non si assume alcuna responsabilità per eventuali informazioni errate oppure inesatte, fermo restando le operazioni di verifica svolte, nei limiti del possibile, sull’attendibilità dei messaggi.
ART. 5 – MODALITA’ DI ACCESSO DELL’UTENZA
L’accesso degli utenti ai profili social istituzionali e tematici dell’Amministrazione comunale è limitato alla pubblicazione di commenti ai post o alla scritture di messaggi nei sistemi di messaggistica privata. Il soggetto che decide di pubblicare nei suddetti profili può liberamente esprimersi in forma propositiva o critica, non ricorrendo in alcun caso a locuzioni o affermazioni volgari, scurrili, di stampo razzista o che possano ledere la sensibilità o l’orientamento politico o religioso della comunità.
I commenti, le foto, i video e altro materiale grafico inserito devono rispettare i requisiti dell’interesse generale, della critica positiva, del rispetto della riservatezza delle persone.
Ogni utente deve tenere un comportamento rispettoso dell’etica e delle norme di buon uso dei servizi di rete ed è direttamente responsabile, civilmente e penalmente, a norma delle vigenti leggi, per l’uso del servizio. La responsabilità si estende alla violazione degli
accessi protetti, del copyright e delle licenze d’uso.
La pubblicazione dei contenuti è in ogni caso sottoposta a procedura di moderazione da parte degli addetti, individuati dall’art. 3, comma 5 del presente disciplinare, per contenere eventuali comportamenti contrari alle norme d’uso. In caso di mancato rispetto della presente policy e delle norme di legge, l’Ente si riserva la possibilità di cancellare i contenuti, bloccare gli utenti, segnalarli ai filtri di moderazione del social network ospitante.
Si pone in capo all’Ente l’obbligo di denunciare all’Autorità giudiziaria eventuali reati.
Art. 6 – MODERAZIONE
I canali social media del Comune di Cento vengono moderati dagli addetti, individuati dall’art. 3, comma 5 nei giorni di regolare attività lavorativa, tranne che in caso di eventi particolari per i quali il personale sia in servizio oltre il normale orario di lavoro o in casi eccezionali e di emergenza, in cui devono essere garantite le necessità di comunicazione in tempo reale.
Il gestore dei profili è tenuto a rispondere in modo tempestivo alle richieste di informazioni di primo livello dei cittadini, nei limiti delle competenze dell’Ufficio Comunicazione e, in ogni caso, nel minor tempo possibile e presumibilmente non oltre le 48 ore.
Le risposte potranno comunicare direttamente al cittadino le informazioni richieste se di primo livello o, in alternativa, i percorsi istituzionali da seguire per reperire le informazioni di secondo livello. Le risposte dovranno contenere indirizzi web istituzionali e, ove possibile, indirizzi mail e numeri telefonici che permettano al cittadino di approfondire autonomamente gli argomenti segnalati. Nel caso in cui le risposte indirizzino l’utente a uffici del Comune o di altri Enti per reperire, queste dovranno contenere anche la richiesta di un riscontro circa l’avvenuto contatto con i suddetti uffici e l’esito dello stesso.
I servizi dei singoli profili potranno essere limitati durante alcuni periodi dell’anno.
I gestori delle pagine sono tenuti a ricorrere alla messaggistica privata del social ogniqualvolta ravvisino la possibilità che le risposte scritte nella pagina pubblica possano violare la privacy o ledere la sfera personale di terzi.
In caso di necessità tecnica di un tempo per la risposta maggiore alle 48 ore, i gestori della pagine deputati al presidio dei post e alle risposte in messaggistica privata sono tenuti a fornire risposte interlocutorie che diano traccia della presa visione delle richieste.
Sono scoraggiati e comunque soggetti a moderazione commenti e contenuti non pertinenti all’argomento pubblicato nel post (off topic), osservazioni pro o contro campagne politiche o indicazioni di voto, commenti e post scritti per disturbare la discussione o offendere chi
gestisce e modera i canali social, spam.
Non sono ammessi contenuti che violino il diritto d’autore, né l’utilizzo non autorizzato di marchi registrati.
In base ai criteri di cui all’art. 6 comma 2 e agli articoli 11 e 12 del presente disciplinare, il gestore dei profili potrà omettere la risposta quando la domanda sia pretestuosa o offensiva.
E’ previsto, in questo caso, l’uso dello strumento di segnalazione di spam o, in caso di offese, turpiloquio o minacce, la cancellazione dei post, il ban o il blocco degli utenti che hanno messo in atto i sopracitati comportamenti lesivi o la loro segnalazione ai responsabili della piattaforma.
Il gestore dei profili potrà altresì, in base agli stessi criteri di cui all’art. 6 comma 2, modificare, rifiutare di inserire o rimuovere ogni materiale che violi le norme indicate nel disciplinare.
L’Ente si riserva il diritto di segnalare ai gestori/editori/proprietari del social network ed all’autorità giudiziaria preposta o all’ente competente gli utenti che violino la presente social media policy o la legge o i regolamenti.
Art. 7 – RESPONSABILITA’ PER MALFUNZIONAMENTI TECNICI
Le piattaforme tecnologiche su cui sono installati i new media non sono di proprietà del Comune di Cento. Qualsiasi malfunzionamento non è quindi imputabile all’Ente.
ART. 8 – COSTI DI GESTIONE
Come dai vigenti regolamenti dei social network utilizzati dall’Ente, non sono previsti né prevedibili, alla data di redazione del presente disciplinare, costi di registrazione e gestione.
Eventuali formalità che dovessero in futuro essere previste dagli amministratori dei singoli social network saranno prese in considerazione al fine della valutazione nella piattaforma in relazione agli oneri da sostenere.
SEZIONE 2 – SOCIAL MEDIA POLICY INTERNA
Art. 9 – USO DEI SOCIAL NETWORK DA PARTE DEI DIPENDENTI DELL’ENTE
In base a quanto indicato nelle “Linee guida per i siti web della PA” previste dalla Direttiva n. 8 del 26 novembre 2009 del Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione e nel relativo Vademecum “Pubblica amministrazione e social media” curato da Formez PA
per conto del medesimo Ministero, le modalità d’uso dei siti di social networking da parte del personale, tanto nell’attività professionale quanto nella propria vita privata, si possono distinguere in due casi specifici: uso in rappresentanza dell’Ente e uso privato.
Art. 10 – USO DEI SOCIAL NETWORK IN RAPPRESENTANZA DELL’ENTE
Possono accedere a un social networking con un account istituzionale, e attraverso di esso agire in nome e per conto dell’Ente, i dipendenti che siano espressamente autorizzati dalla pubblica amministrazione ai sensi dell’art. 3 e con le modalità previste dai successivi art. 11 e 12 del presente disciplinare.
Sono ammesse autorizzazioni temporanee a terzi di accesso ai ruoli della pagina, esclusivamente per i ruoli di editor e di inserzionista, concesse dal dirigente del Settore a cui è assegnato l’Ufficio Comunicazione o suo delegato, in situazioni di emergenza in cui sia necessario un tempestivo presidio della pagina o un presidio h24, o per progetti di comunicazione speciali realizzati attraverso post a pagamento. I soggetti temporaneamente autorizzati sono tenuti ad attenersi a tutte le disposizioni contenute nel presente disciplinare e alle norme di legge.
Art. 11 – RESPONSABILITA’ DEI PROFILI ISTITUZIONALI
Il responsabile dei profili istituzionali principali del Comune di Cento è il dirigente del Settore a cui è assegnato l’Ufficio Comunicazione, o suo delegato. Il responsabile dei profili tematici è il dirigente del servizio che ha richiesto l’apertura e che garantisce la gestione del profilo.
Il responsabile del profilo tutela i principi dell’art. 2 del presente regolamento.
L’ ufficio Comunicazione istituzionale del Settore a cui è assegnato è deputato alla selezione dei contenuti da pubblicare nei profili istituzionali principali, in base ai criteri previsti dall’art. 1 comma 5 della L. n. 150/2000.
Tutti gli altri profili tematici di cui all’art. 3, punto 1, in gestione ai singoli servizi comunali, devono attenersi alle indicazioni del presente disciplinare, con la regola di condividere di norma i contenuti con l’ufficio Comunicazione istituzionale, al fine di creare una
comunicazione univoca e omogenea dell’Ente.
ART. 12 – PUBBLICAZIONE
L’Ufficio Comunicazione istituzionale del Settore a cui è assegnato come gestore dei profili principali pubblicherà contenuti scritti con trasparenza, correttezza ed efficacia comunicativa, privilegiando le informazioni di pubblica utilità come supporto alla semplificazione e facilitazione della vita dei cittadini e come accesso agli atti della Pubblica amministrazione che hanno un impatto sui cittadini.
I post potranno essere organici o a pagamento, ai sensi dell’art. 2, comma 1) della L. 150/2000, che prevede che “Le attività di informazione e comunicazione delle pubbliche amministrazioni si esplicano, oltre che per mezzo di programmi previsti per la comunicazione istituzionale non pubblicitaria, anche attraverso la pubblicità...”.
Per quanto riguarda lo stile dei testi scritti, delle fotografie, dei video e dei materiali grafici si rimanda alla redazione di apposito manuale che sarà reso disponibile sulla Intranet dell’Ente.
Gli eventi organizzati da privati o associazioni potranno essere diffusi e pubblicizzati solo se patrocinati dall’Ente secondo le modalità previste dalla relativa normativa in tema di patrocini.
I contenuti pubblicati saranno di interesse generale e rispetteranno le norme sulla privacy.
Saranno evitati riferimenti a fatti o dettagli privi di rilevanza pubblica e che ledano la sfera personale di terzi.
La pubblicazione di contenuti e le altre attività di gestione da parte dell'Ente nei propri account ufficiali sui social media avviene nel rispetto dell’art. 13 GDPR – Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE/2016/679) del Parlamento Europeo relativo alla
protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali. Prima della pubblicazione, gli stessi dati e tutte le informazioni che permettano, direttamente o indirettamente, l’attribuzione di essi a determinate persone, devono essere rimossi od oscurati.
Non saranno pubblicati contenuti di natura commerciale.
I profili istituzionali non potranno essere utilizzati per la propaganda politica ed elettorale. L’art. 9 della legge n. 28/2000 inoltre vieta la comunicazione istituzionale in periodo elettorale. In deroga al predetto divieto, l’art. 9, comma 1 della legge citata consente alle pubbliche amministrazioni di effettuare attività di comunicazione istituzionale in periodo elettorale purché in forma impersonale e a condizione che si tratti di attività indispensabili per l’efficace assolvimento delle proprie funzioni. Impersonalità e indispensabilità sono requisiti che devono sussistere congiuntamente al fine di rendere legittima l’attività di comunicazione istituzionale in periodo elettorale.
ART. 13 – USO PRIVATO DEI SOCIAL NETWORK DA PARTE DEI DIPENDENTI DELL’ENTE
Il dipendente che acceda, dal luogo di lavoro o da luogo privato a un sito di social networking con account personale per i propri interessi deve attenersi al disposto del codice di comportamento dell’Ente.
DISPOSIZIONI FINALI
ART. 14 – ENTRATA IN VIGORE
Le disposizioni del presente disciplinare che prescrivono comportamenti ai dirigenti e ai dipendenti dell’ente costituiscono integrazione del codice di comportamento dei dipendenti.
Il presente disciplinare entra in vigore dopo l’approvazione della giunta comunale ed è pubblicato sul portale istituzionale del Comune di Cento, nella sezione “Amministrazione trasparente”.
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Contatti
Ufficio comunicazione del Comune di Cento - comunicazione@comune.cento.fe.it
Versione del documento
La prima data di pubblicazione del presente documento è il 17/01/2019.
Il testo viene rivisto e aggiornato nel tempo in base alle esigenze.
Ultimo aggiornamento: DGC n. 77 del 23/05/2024